Problemas en la organización para comunicarse
v El texto es excesivamente largo
v Estilo que dificulta la lectura
v Términos que el trabajador no entiende
—Normas para la elaboración de mensajes escritos
A .Escribir para comunicarse
B. Escoger palabras que el receptor entienda
C. El texto debe tener introducción, cuerpo y conclusión
D. Haga referencia la experiencia de los lectores
E. Utilice oraciones positivas
F. Preferir lo simple a lo complejo
—Manual de Bienvenida
Suelen recoger todo lo que interesa conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa.
I. Portada: información de la institución
II. Se puede agregar un índice
III. Presentación: objetivo del manual
IV. Introducción: describe la empresa
V. Objetivo: propósito de la organización
VI. Historia de la Compañía
VII. Visión
VIII. Misión
IX. Valores
X. Políticas de la asociación
XI. Filosofía del trabajo
XII. Estilos de Administración
XIII. Estructura de la compañía y organigrama
XIV. Estatus de la asociación
XV. Beneficios de la asociación y representantes
Problemas en la organización para comunicarse
v El texto es excesivamente largo
v Estilo que dificulta la lectura
v Términos que el trabajador no entiende
—Normas para la elaboración de mensajes escritos
A .Escribir para comunicarse
B. Escoger palabras que el receptor entienda
C. El texto debe tener introducción, cuerpo y conclusión
D. Haga referencia la experiencia de los lectores
E. Utilice oraciones positivas
F. Preferir lo simple a lo complejo
—Manual de Bienvenida
Suelen recoger todo lo que interesa conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa.
I. Portada: información de la institución
II. Se puede agregar un índice
III. Presentación: objetivo del manual
IV. Introducción: describe la empresa
V. Objetivo: propósito de la organización
VI. Historia de la Compañía
VII. Visión
VIII. Misión
IX. Valores
X. Políticas de la asociación
XI. Filosofía del trabajo
XII. Estilos de Administración
XIII. Estructura de la compañía y organigrama
XIV. Estatus de la asociación
XV. Beneficios de la asociación y representantes
La Carta
Sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa y un particular. Siempre deber ir mecanografiadas. Es:
Formal
Oficial
Confidencial
Elementos:
Encabezado: membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, saludo y asunto.
Cuerpo:
Introducción: se agradece o se indica el motivo
Núcleo: desarrollo de la idea principal
Conclusión: resumen de la carta o estímulo.
Cierre: membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario y saludo.
Informe:
Texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular.
También puede ser una noticia o instrumento que se da de un asunto o suceso o bien de una persona.
Debe ser:
Claro
Preciso
Detallado
Utiliza:
Fotos
Tablas
Diagramas
Su contenido debe tener los siguientes aspectos formales:
Portada
Titulo del proyecto
Empresa que solicita el proyecto
Sus aspectos legales que debe llevar son:
Documento de entrega y finalización
Documento/ contrato de solicitud
En su índice debe llevar:
Contenidos del documento
Índice de gráficos
Índice de tablas
En el informe directivo debe ir:
Objetivos del estudio
Principales resultados
Conclusiones
<Recomendaciones
El cuerpo del informe debe llevar:
Introducción y antecedentes
Metodología
Resultados
Limitaciones
Conclusiones
Recomendaciones
Clasificación de los Informes
Según su extensión:
Cortos: 8-10 cuartillas
Largos: +10 cuartillas
Según su función:
Comunicativos
Examinadores
Analíticos
Según su formalidad.
Formales
Informales
Informe Técnico
Informe Divulgativo
Buzón de sugerencias
Permite la mejora continua
Motiva al personal
Dificultades
Falta de información de los empleados para elaborar sugerencias
Colaboradores sospechan del destino
Temor el liberar la opinión
Sistemas muy lentos de análisis
Proceso de Diseño
Diseño: canales de sugerencia
Apropiación: uso del personal
Seguimiento: los comentarios deben involucrarse y comprometerse con las jefaturas directas
Evaluación: Información cuantitativa y cualitativa
¿Quién interviene?
¿Qué se dice?
¿Cómo se dice?
¿Por qué se dice?
Memorándum o memorando
Del latín “cosa que debe recordarse”
Nota que se envía a una persona dentro de una institución
Informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para una determinada acción
Redacción del Memorándum
Nombre del destinatario
Nombre del remitente
Lugar y fecha
Mensaje breve
Firma del remitente
Circular
Escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.
Se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles.
Tipos de circular:
Interna
Externa
Elementos de la Circular
Asunto
Fecha
Dirección; nombre o designación de los destinatarios.
Texto
Despedida
Antefirma
Firma
Referencias finales
Acta
Documento por el que se da fe de lo sucedido en las reuniones convocadas con carácter oficial, así como de los acuerdos tomados en ellas.
Se registran en un libro de actas.
Partes del Acta
Inicio
Lugar, fecha, hora, nombre de la sociedad
Asistentes, ausentes, puesto
Orden de los temas que se van a tratar
Contenido
Deliberaciones que afectan los temas a tratar, así como los acuerdos.
Final
No habiendo más asuntos que tratar se levanta la sesión a las horas minutos horas del día de la fecha».
Firma del Secretario
Folleto
Impreso de un número reducido de hojas, que sirve como instrumento divulgativo o publicitario
