Comunicación Escrita en la Empresa

Problemas en la organización para comunicarse

v El texto es excesivamente largo

v Estilo que dificulta la lectura

v Términos que el trabajador no entiende

—Normas para la elaboración de mensajes escritos

A .Escribir para comunicarse

B. Escoger palabras que el receptor entienda

C. El texto debe tener  introducción, cuerpo y conclusión

D. Haga referencia la experiencia de los lectores

E. Utilice oraciones positivas

F. Preferir lo simple a lo complejo

—Manual de Bienvenida

Suelen recoger todo lo que interesa conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa.

I. Portada: información de la institución

II. Se puede agregar un índice

III. Presentación: objetivo del manual

IV. Introducción: describe la empresa

V. Objetivo: propósito de la organización

VI. Historia de la Compañía

VII. Visión 

VIII. Misión

IX. Valores

X. Políticas de la asociación

XI. Filosofía del trabajo 

XII. Estilos de Administración

XIII. Estructura de la compañía y organigrama

XIV. Estatus de la asociación

   XV.  Beneficios de la asociación y representantes

Problemas en la organización para comunicarse

v El texto es excesivamente largo

v Estilo que dificulta la lectura

v Términos que el trabajador no entiende

—Normas para la elaboración de mensajes escritos

A .Escribir para comunicarse

B. Escoger palabras que el receptor entienda

C. El texto debe tener  introducción, cuerpo y conclusión

D. Haga referencia la experiencia de los lectores

E. Utilice oraciones positivas

F. Preferir lo simple a lo complejo

—Manual de Bienvenida

Suelen recoger todo lo que interesa conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa.

I. Portada: información de la institución

II. Se puede agregar un índice

III. Presentación: objetivo del manual

IV. Introducción: describe la empresa

V. Objetivo: propósito de la organización

VI. Historia de la Compañía

VII. Visión 

VIII. Misión

IX. Valores

X. Políticas de la asociación

XI. Filosofía del trabajo 

XII. Estilos de Administración

XIII. Estructura de la compañía y organigrama

XIV. Estatus de la asociación

   XV.  Beneficios de la asociación y representantes

                   La  Carta

               Sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa y un particular. Siempre deber ir mecanografiadas. Es:

Formal

Oficial

Confidencial

Elementos:

Encabezado:  membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, saludo y asunto.

Cuerpo:

Introducción: se agradece o se  indica el motivo

Núcleo: desarrollo de la idea principal

Conclusión: resumen de la carta o estímulo.

Cierre: membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario y saludo.

Informe:

Texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular.

También puede ser una noticia o instrumento que se da de un asunto o suceso o bien de una persona.

Debe ser:

Claro

Preciso

Detallado

Utiliza:

Fotos

Tablas

Diagramas

Su contenido debe  tener los siguientes aspectos formales:

Portada

Titulo del proyecto

Empresa que solicita el proyecto

Sus aspectos legales que debe llevar son:

Documento de entrega y finalización

Documento/ contrato de solicitud

En su índice debe llevar:

Contenidos del documento

Índice de gráficos

Índice de tablas

En el informe directivo debe ir:

Objetivos del estudio

Principales resultados

Conclusiones

<Recomendaciones

El cuerpo del informe debe llevar:

Introducción y antecedentes

Metodología

Resultados

Limitaciones

Conclusiones

Recomendaciones

Clasificación de los Informes

Según su extensión:

Cortos: 8-10 cuartillas

Largos: +10 cuartillas

Según su función:

Comunicativos

Examinadores

Analíticos

Según su formalidad.

Formales

Informales

Informe Técnico

Informe Divulgativo

Buzón de sugerencias

Permite la mejora continua

Motiva al personal

Dificultades

Falta de información de los empleados para elaborar sugerencias

Colaboradores sospechan del destino

Temor el liberar la opinión

Sistemas muy lentos de análisis

  Proceso de Diseño

Diseño: canales de sugerencia

Apropiación: uso del personal

Seguimiento: los comentarios deben involucrarse y comprometerse con las jefaturas directas

Evaluación: Información cuantitativa y cualitativa

¿Quién interviene?

¿Qué se dice?

¿Cómo se dice?

¿Por qué se dice?

Memorándum o memorando

Del latín “cosa que debe recordarse”

Nota que se envía a una persona dentro de una institución

Informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para una determinada acción

     Redacción del Memorándum

Nombre del destinatario

Nombre del remitente

Lugar y fecha

Mensaje breve

Firma del remitente

Circular

Escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.

Se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles.

Tipos de circular:

Interna

Externa

Elementos de la Circular

Asunto

Fecha

Dirección; nombre o designación de los destinatarios.

Texto

Despedida

Antefirma

Firma

Referencias finales

Acta

Documento por el que se da fe de lo sucedido en las reuniones convocadas con carácter oficial, así como de los acuerdos tomados en ellas.

Se registran en un libro de actas.

Partes del Acta

Inicio

Lugar, fecha, hora, nombre de la sociedad

Asistentes, ausentes, puesto

Orden de los temas que se van a tratar

Contenido

Deliberaciones que afectan los temas  a tratar, así como los acuerdos.

Final

No habiendo más asuntos que tratar se levanta la sesión a las horas minutos horas del día de la fecha».

Firma del Secretario

Folleto

Impreso de un número reducido de hojas, que sirve como instrumento divulgativo o publicitario